نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباط بین کارکنان سازمان ها و ادارات طراحی شده است که باعث کاهش هزینه ها و هم چنین صرفه جویی در وقت می شود و سرعت کاری را بالا می برد.
وظیفه این سیستم جمع آوری اطلاعات یک اداره و ذخیره سازی آن ها، ارسال و دریافت پیام های الکترونیکی، هماهنگی جلسات و مدیریت برنامه ها، ارائه فرم های اداری بین اشخاص، گروه های کاری را بر عهده دارد.
در واقع این سیستم الگوریتمی کامل و پیشرفته دبیرخانه ها هستند.
مزایای اتوماسیون اداری:
- بایگانی کردن نامه های اداری در نرم افزار
- از بین رفتن اشتباهات انسانی
- مدیریت بهتر
- ارتباط برقرار کردن به صورت الکترونیکی با دیگر ادارات و سازمان ها
- حذف استفاده از کاغذ ها
- افزایش امنیت
برای داشتن نرم افزار اتوماسیون اداری باید نکات مهمی را در نظر گرفت:
- سازگاری: نرم افزار خوب تداری باید با دیگر نرم افزارهای شرکت سازگاری داشته باشد.
- انعطاف: سیستم اداری با هدف و نیازهای سازمان ها و ادارات باید به گونه ای باشد که تحت هر شرایطی مانند تغییرات افراد یا تغییرات منابع یا جابجایی به مشکل برنخورد.
- امنیت اطلاعات: سیستم های اداری باید امنیت خوبی نیز داشته باشد تا اطلاعات اداره یا سازمان ها را به خوبی حفظ کند، امنیتی مانند مقابله با هکر ها و تهدیدهای اینترنتی
